お礼状・お礼メールの書き方｜転職ならジョブチェン！

お礼状・お礼メールの書き方

面接後・内定後のお礼状やメールは必要？の中で、転職活動において、面接のお礼状は必要ないと説明しました。

転職活動では、お礼状はほとんど効果がないので、あえて送付する必要はありませんが、それでも念のためにお礼状を出したい、少しでも合格の可能性を上げたいという人のために、お礼状の書き方について説明します。

■お礼状・メールの出し方と書き方

一般的に、お礼状は手紙(封書)やはがきで送付しますが、IT系企業や外資系企業、スピード感を重視する企業はメールで送る方が良いとされています。

反対に、礼節を重んじる企業や、面接官の役職・年齢が高い場合は、手軽に送れるメールでのお礼は失礼に当たると考える人もいるので、手紙やはがきで送付する方が良いでしょう。

お礼状の内容には、面接のために時間を割いてくれたことに対する感謝の気持ちと、入社に対する熱意を記載しましょう。

面接時に伝えたいことが十分にアピールできなかったからといって、お礼状に自己PRをたくさん書いて送る人がいますが、「面と向かってアピールする時間はあったはずなのに、なぜ面接時にそれをアピールしなかったのか」と思われてしまい、むしろ逆効果です。

お礼状を出す場合は、面接後、速やかに出すようにしてください。
基本的には、お礼状は面接当日に出すものです。

何度も言うように、中途採用の選考期間は非常に短いです。
選考が終わる前に到着しないのであれば、お礼状を出す意味がありません。
特に、お礼のメールを送る場合は、なるべく当日の営業時間内に送信するようにしましょう。

遠方での面接などで、面接後にお礼状をすぐ送付できない場合は、当たり障りのない内容のお礼状を事前に準備しておいて、面接後すぐに送付できるようにしておきましょう。

宛先は人事担当者(面接官)ですが、もし面接官の氏名や連絡先がわからない場合は、宛先は『採用ご担当者様』とします。
宛名の書き方については、失礼のない宛名の書き方を参考にしてください。

はがきの場合は手書きで作成、手紙の場合は手書きでもパソコンで作成しても構いません。
手書きの場合は、黒のボールペンを使い、縦書きで書きます。

手紙で送付する場合は、白無地の封筒を使い、手書きなら白無地の便箋、パソコン作成なら普通のコピー紙や上質紙を用意します。
基本的に、一般的な手紙の書き方やマナーに則って書けば問題ありません。

メールの場合も、一般的なビジネスメールの様式で構いません。

■お礼状の内容と例文

手紙、はがき、メールでそれぞれ形式などは異なりますが、お礼状の内容はほぼ共通です。
主な内容は、次の通りです。

＜お礼状の内容＞
・宛名、日付、自分の氏名等
・件名・タイトル(縦書きの場合は不要)
・本文
　(1) 時候の挨拶(メールの場合は不要)
　(2) 本題(面接のお礼、入社に対する熱意等)
　(3) 結びの言葉

宛名、日付、自分の氏名等(必要に応じて住所、連絡先)は、省略せず正式名称で記載します。

メールの場合は、件名は必須で、本文の最後に署名を入れておきます。
件名は、誰の、何の用件のメールかがわかるように、『面接のお礼(自分の氏名)』というように、簡潔でわかいやすい件名を付けましょう。

横書きの手紙の場合、タイトルは付けても付けなくても構いません。
タイトルを付けるとよりビジネス文書的に、付けないとより手紙的になります。

本題の部分では、「○○様より、○○についての興味深いお話をお伺いし、貴社で働きたいという思いがますます強まりました」というように、面接官の名前や話した内容等、面接の内容を踏まえて書くとより効果的です。

以下は、お礼状の例文と各種様式のサンプルです。

＜お礼状の本文例＞

『拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度はお忙しいところ面接の機会を賜り、誠にありがとうございました。
本日は、○○様より入社後の実際の業務の内容や流れについて詳しくお伺いすることができ、とても参考になりました。
特に、現在ご活躍されている社員の方のお話を拝聴し、私も貴社の一員として一緒に働かせていただきたいという思いが一層強まりました。
その他にも、非常に興味深いお話を頂戴できましたこと、心より感謝申し上げます。
取り急ぎ、本日の面接のお礼を申し上げたく、お便りを差し上げました。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
(改行して行末に)敬具』

＜各種様式のサンプル＞

以上、『お礼状・お礼メールの書き方』でした。